Ein Bericht für jede Frage der IT-Abteilung

Montag, 9 Uhr, die wöchentliche Besprechung der IT-Abteilung. Der CIO hat den Sonntagabend damit verbracht, drei Dateien zusammenzuführen, um zu wissen, wo die Projekte stehen. Die Projektleiterin kommt mit einem Plan, den sie im Zug aktualisiert hat. Der Leiter des Systemteams sagt, sein Team „ertrinkt“, ohne eine Zahl, die es belegt. Der Netzwerkingenieur erklärt, er habe diese Woche vor allem Run-Arbeit gemacht, und niemand weiß, wie viel.

Jeder hat eine echte Frage. Jeder beantwortet sie mit seinen eigenen Werkzeugen, und die Besprechung verbringt eine halbe Stunde damit, Zahlen abzugleichen.

Jede Antwort existiert bereits in KANAP. Jede Anfrage, jedes Projekt und jede Aufgabe hinterlässt dort eine Spur: die Anlage, die Statuswechsel, den Abschluss, die darauf erfasste Zeit. Die Portfolio-Berichte lesen diese Historie und zeigen sie jeder Person aus dem Blickwinkel, der sie interessiert.

Der CIO: was hat sich bewegt, und was hängt fest?

Der CIO braucht einen Überblick in einer Minute. Der Streifen oben auf der Berichtsseite liefert ihn in drei Zeilen: Aufgaben, Anfragen, Projekte. Jede Zeile liest sich gleich: 14 erstellt · 9 geschlossen · 52 offen (+5), über die letzten 7, 30 oder 90 Tage. Die letzte Zahl ist die Veränderung des Bestands: Neuanlagen und Wiedereröffnungen minus Abschlüsse.

Direkt darunter erscheint die Zeile Handlungsbedarf, wenn eine Entscheidung wartet: überfällige Aufgaben, Aufgaben ohne Zuständigen, Projekte in Bearbeitung oder im Test ohne Aktivität seit 30 Tagen. Ein Projekt gilt als aktiv, sobald sich darauf oder an seinen Aufgaben etwas bewegt: eine Änderung, ein Journaleintrag, erfasste Zeit. Die Projekte, die auf dieser Liste bleiben, stehen wirklich still, und ein Klick zeigt sie mit dem Datum ihrer letzten Aktivität.

Die anderen Zahlen öffnen die Liste, gefiltert auf genau die gezählten Elemente. Neuanlagen und Abschlüsse öffnen den Periodenrückblick für dieselben Tage.

Für die Geschäftsleitung erzählt der Periodenrückblick die Woche oder den Monat in der Reihenfolge des Portfolios: Anfragen, dann Projekte, dann Aufgaben, jeweils in drei Listen (erstellt, geändert, geschlossen). Ein neues Projekt zeigt, woher es kommt, zum Beispiel die Anfrage, aus der es umgewandelt wurde. Der Rückblick filtert nach Quelle, Kategorie, Projekt oder Team. Er lässt sich als CSV oder XLSX exportieren und druckt sich sauber als PDF, wie jeder Bericht.

Die Projektleiterin: was kommt, und was hat sich geändert?

Die Projektleiterin schaut nach vorn. Der Bericht Demnächst sammelt, was bald fällig wird: geplante Projektenden in den nächsten 30 Tagen, geplante Starts, Aufgaben, die in den nächsten 14 Tagen fällig sind, vom Fachbereich angeforderte Lieferungen. Bereits überfällige Aufgaben und bereits überschrittene geplante Enden werden getrennt gezählt, mit einem Link dorthin.

Auf ihr Projekt gefiltert, wird derselbe Bericht zu ihrer Roadmap für die nächsten zwei Wochen.

Für das Gespräch mit ihrem Sponsor öffnet sie den Periodenrückblick, gefiltert auf ihr Projekt. Die Spalte Änderungen fasst in einfachen Worten zusammen, was sich an jedem Element geändert hat: In Bearbeitung → Im Test, dann die geänderten Felder. Abgeschlossene Elemente tragen zwei Daten, Erstellt am und Geschlossen am, sodass sich die tatsächliche Dauer jeder Aufgabe auf einen Blick ablesen lässt.

Der Teamleiter: wer braucht Hilfe?

Aus „mein Team ertrinkt“ wird eine Tatsache mit Zahlen. Der Bericht Handlungsbedarf nach Mitwirkenden listet Team für Team die offenen Aufgaben jeder Person auf, die überfälligen und die, die sich seit 14 Tagen nicht bewegt haben. Jede Zahl öffnet die passende Aufgabenliste, und die Teambesprechung beginnt mit ihnen.

Die Kapazitäts-Heatmap stellt die verbleibende Projektlast der Kapazität jeder Person gegenüber, in Arbeitsmonaten: grün bis zu einem Monat, dann gelb, orange, rot und violett jenseits eines Jahres. Nicht zugeordnete Arbeit hat ihre eigene Summe. Der Teamleiter kommt mit Arbeitsmonaten in die Abwägungsrunde, und die Diskussion dreht sich um Prioritäten.

Schließlich zeigt Fluss und Alter, ob der Rückstand wächst: Aufgaben erstellt und geschlossen Woche für Woche, Anfragen und Projekte Monat für Monat. Der Bericht gibt auch das Alter der offenen Arbeit an, die Elemente, die im selben Status festhängen (mehr als 30 Tage bei einer Aufgabe, mehr als drei Monate bei einer Anfrage oder einem Projekt), und die mittlere Zeit bis zum Abschluss.

Der Ingenieur: die tägliche Arbeit sichtbar machen

Der Ingenieur verbringt einen guten Teil der Woche mit Updates, Vorfällen und Zugriffsanfragen. Diese Arbeit zählt, und sie taucht in einem Projektportfolio selten auf.

Der Bericht Erfasste Zeit macht sie sichtbar. Er teilt die erfassten Tage Monat für Monat auf Projekte und andere Arbeit auf, Team für Team. Im Beispiel unten verbringt das Infrastrukturteam 60 % seiner Tage mit Run-Arbeit. Wenn die IT-Leitung diese Zahl sieht, ändert sich das Gespräch über Prioritäten.

Diese Berichte sind dazu da, die Last zu verteilen. Die Teams behalten die Reihenfolge, die die IT-Leitung gewählt hat, die Personen stehen alphabetisch, und der Bericht zeigt Tage, nie den Inhalt der Zeiteinträge. Eine abgeschlossene Aufgabe wird der Person gutgeschrieben, die sie beim Abschluss innehatte. Aktivität nach Person zeigt dann Team für Team die Aufgaben, die jede Person im Zeitraum angelegt, vorangebracht und abgeschlossen hat, mit den Tagen, die sie erfasst hat.

Zurück zum Montagmorgen

In der folgenden Woche beginnt die Besprechung am Bildschirm des Raums. Der CIO öffnet die Berichtsseite: Der Streifen oben gibt den Stand des Portfolios wieder, und die Zeile Handlungsbedarf setzt die Tagesordnung. Die Projektleiterin zeigt Demnächst für ihr Projekt. Der Leiter des Systemteams zeigt seinen Bericht zum Handlungsbedarf und seine Kapazitäts-Heatmap. Der Ingenieur zeigt den Anteil der Run-Arbeit an der Zeit seines Teams.

Alle lesen dieselben Zahlen, aus denselben Aufgaben. Die Besprechung dauert zwanzig Minuten und endet mit Entscheidungen.

In der Praxis

Die Berichte liegen unter Portfolio > Berichte. Sie erfordern Lesezugriff auf die Portfolio-Berichte und funktionieren in der Cloud und On-Premise. Sie lesen die Daten, die Sie bereits haben: die Aufgaben, Projekte, Anfragen und Zeiten, die Ihre Teams ohnehin erfassen.

Der Rest des Portfolios wird auf der Seite Portfolio beschrieben.