Construir el presupuesto de TI del próximo año
El presupuesto del año siguiente a partir del aterrizaje previsto: copiar lo que no cambia, revisar la copia en la vista previa y retocar solo las líneas que importan.
La parte 1 fue una revisión selectiva: el aterrizaje 2026 refleja ya los principales movimientos y los grandes cambios de 2027 están registrados. Quedan todas las líneas en las que nada cambió. Buscarlas y volver a teclearlas una a una es el trabajo más ingrato de la temporada presupuestaria. En KANAP, es una herramienta y unos pocos clics.
Las dos pasadas
En Gestión presupuestaria > Administración, abra «Copiar columnas presupuestarias». La pestaña Todas, la predeterminada, copia juntas las líneas OPEX y CAPEX. OPEX o CAPEX se limita a un tipo. La herramienta copia una columna de presupuesto en otra, de un año a otro, con un ajuste porcentual opcional.
Primera pasada: completar el aterrizaje 2026. Origen: Presupuesto 2026 (o Revisión, o Realizado, según su práctica; las copias se pueden encadenar, por ejemplo primero Realizado y luego Revisión). Destino: Aterrizaje previsto 2026. Las líneas revisadas en la parte 1 ya tienen un valor. La herramienta las omite y solo rellena las celdas vacías.
Segunda pasada: construir el presupuesto 2027. Origen: Aterrizaje previsto 2026. Destino: Presupuesto 2027, con un «Incremento porcentual» igual a la tasa que absorba sus subidas de precios. Sus entradas manuales de la parte 1 quedan intactas.
Primero la vista previa
Su trabajo es valioso. Por eso Copiar sigue desactivado hasta que se haya ejecutado una vista previa. La vista previa enumera cada línea con su valor de origen, su valor actual de destino y el valor después de la copia. Las líneas ya rellenadas aparecen marcadas como «Omitida: el destino tiene importes»: no se modificarán. El interruptor «Sobrescribir datos existentes» cubre los casos deliberados. Déjelo desactivado salvo que lo quiera de verdad.
Un banner resume la vista previa, y los totales bajo la tabla dan el origen, el destino actual y el total tras la copia. ¿Le sorprende una cifra? Todavía no se ha escrito nada. Ajuste, vuelva a lanzar la vista previa y copie.
La copia respeta también la validez de cada línea. Una línea que termina en junio de 2027 recibe solo seis meses y aparece como «Prorrateada» en la vista previa. Una línea no válida en 2027 queda fuera («No válida en 2027»).
Líneas en cantidad × precio
En una línea calculada a partir de sus líneas de cantidad y precio (véase la parte 1), el porcentaje se aplica al precio unitario de cada línea, y el importe se deriva de ello. Las cantidades se mantienen, los periodos avanzan un año y cada mes se recalcula con los días laborables de 2027. Dos consultores a 650 € al día con +3 % pasan a ser dos consultores a 669,50 € al día en 2027, sobre un calendario que cuenta sus propios festivos.
Por eso el total puede diferir ligeramente de «origen + 3 %». Es intencionado: el año siguiente no tiene el mismo número de días laborables. Los ETC se recalculan de paso.
Las asignaciones acompañan
Si practica el contracargo interno de TI, cada línea lleva su regla de asignación: plantilla, usuarios de TI, facturación o un reparto manual. Justo el tipo de cosa que se vuelve inmanejable en Excel. La misma copia las traslada: en Qué copiar, Asignaciones está marcado junto a Importes cuando los años son distintos. La segunda pasada lleva así las reglas a 2027 con las cifras, vista previa incluida. El «quién paga qué» sigue a las cifras sin volver a teclear nada.
¿Y el CAPEX?
Las columnas de presupuesto funcionan igual para las inversiones, y la copia también: misma herramienta, misma vista previa. En la pestaña Todas, las inversiones pasan al año siguiente junto con la operación en la misma ejecución. Un plan de inversiones se decide a menudo proyecto a proyecto, pero las inversiones recurrentes (renovación de hardware, actualización de los sistemas) se trasladan así en una sola pasada.
Lo que viene
El presupuesto 2027 está completo: los cambios conocidos se introdujeron a mano y todo lo demás se trasladó con la inflación incluida. La parte 3 pasa a la presentación: los informes para la reunión de presupuesto, el contracargo por empresa y la congelación de las cifras aprobadas.