Das IT-Budget zur Genehmigung vorlegen
Die Berichte, mit denen ein IT-Budget durch das Gremium kommt: Kennzahlen, Entwicklungen, Leistungsverrechnung und zum Schluss das Einfrieren der genehmigten Fassung.
Das Budget steht, jetzt muss es genehmigt werden. KANAP erleichtert die Präsentation mit konfigurierbaren Berichten, die die verschiedenen Seiten des Budgets anschaulich und pragmatisch zeigen. Ist das Budget genehmigt, sperrt KANAP die betroffenen Spalten, damit sich danach nichts mehr bewegt.
Fertige Berichte
Der Bereich Berichte bietet zehn vorkonfigurierte Berichte, jeder mit einer Übersichtstabelle, einem Diagramm und Exporten. Nichts zu bauen: Sie wählen, Sie starten. Eine Zeile wirft Fragen auf? In den Top-Berichten öffnet der Name einer Zeile diese in einem neuen Tab. In den gruppierten Berichten öffnet der Name einer Gruppe die Liste der Zeilen dahinter.
Wo landen wir, was steigt?
„Budgetspaltenvergleich“ stellt Budget 2026, Erwarteter Endwert 2026 und Budget 2027 nebeneinander. Der Abstand zwischen Budget und Endwert misst die Qualität der Prognose, der Abstand zwischen Endwert und 2027 die Anstrengung, die das nächste Jahr verlangt.
„Top Anstieg / Rückgang“ benennt dann die Zeilen, die den Abstand erklären. Oft die interessanteste Folie der Präsentation.
Schließlich zeigt „Top-Zeilen“ auf einen Blick die größten Zeilen Ihres Budgets. Dort wird das Budget meistens entschieden.
Diese Berichte, und die anderen, die Sie entdecken werden, sind vollständig konfigurierbar und liefern schnell belastbare Zahlen und Diagramme für Ihre Budgetpräsentation.
Wie viele Personen, zu welchen Kosten?
Im Gremium kommt die Frage nach den externen Dienstleistern immer. Die Zeilen nach Menge × Preis aus Teil 1 beantworten sie ohne Zusatzarbeit.
„Personal nach Monat“ zeigt die VZÄ Monat für Monat, gruppiert nach Kostenstelle, Lieferant, Zeile oder Analysedimension, mit Jahresdurchschnitt und Spitzenwert. „Kosten pro VZÄ“ vergleicht bis zu vier Spalten nebeneinander, zum Beispiel den Endwert 2026 und das Budget 2027, und wechselt mit einem Klick auf den Tagessatz. Sinkt das externe Team von 12 auf 9 VZÄ, während der durchschnittliche Tagessatz um 6 % steigt, lesen Sie diesen Satz direkt aus der Tabelle ab.
Die Budgetberichte haben außerdem eine Auswahl „Messgröße“: Betrag oder VZÄ. Top-Anstiege, Budgetvergleiche und Spaltenvergleiche lesen sich dann in Personen.
Wer zahlt was?
„Globale Leistungsverrechnung“ und „Leistungsverrechnung pro Unternehmen“ wandeln die Zuordnungen aus Teil 2 in Summen pro Unternehmen und/oder Abteilung um, auf Basis der gewählten Kennzahlen (Mitarbeiterzahl, Umsatz und so weiter). Beide Berichte öffnen auf OPEX und können CAPEX-Zeilen einbeziehen. Wurden Sie schon einmal gefragt: „Was kostet uns die IT der Abteilung X?“ Diesmal liegt die Antwort bereit: als absoluter Wert, in Prozent und pro Nutzer.
Auch wenn Ihr Unternehmen keine Kosten weiterverrechnet, sind diese Berichte eine Goldgrube, um die versteckten Kosten der IT aufzuspüren und der Geschäftsleitung die Kosten von Nischenlösungen zu zeigen, die in den Top 10 des Budgets unsichtbar bleiben.
In der Struktur des Controllings
Das Controlling liest das Budget durch seinen eigenen Kontenplan. „Konsolidierungskonten“ gruppiert das Budget nach den Konten des Konsolidierungskontenplans, unabhängig vom Unternehmen und seinem lokalen Kontenplan. Die Zahlen, die Sie präsentieren, sind dieselben, die die Controller in ihren eigenen Tabellen finden.
„Analysedimensionen“ bietet eine andere Lesart: die Aufteilung nach Art, nach Bereich oder nach jeder anderen Dimension, die Sie definiert haben. Siehe Analysedimensionen: was Sicherheit die IT wirklich kostet.
OPEX und CAPEX nebeneinander
Die meisten Berichte öffnen auf Alle Zeilen, mit den Reitern OPEX und CAPEX, und „Budgetvergleich“ deckt das ganze Budget oder einen Typ ab. Betrieb und Investitionen werden in derselben Sitzung präsentiert, mit denselben Werkzeugen und denselben Exporten.
Exportieren
Jeder Bericht lässt sich exportieren: die Tabelle als CSV, das Diagramm als PNG, die ganze Seite als PDF. Die Präsentation entsteht ohne Bildschirmfotos, und Sie können einen Bericht sogar live anpassen, um spontane Fragen zu beantworten.
Und für die Frage, die kein Bericht vorhergesehen hat, befragt Plaid, der eingebaute KI-Agent, dieselben Daten in natürlicher Sprache: „Budget 2027 gesamt nach Lieferant“, „budgetierte VZÄ nach Kostenstelle“. Die Antwort nennt die Zeilen mit ihrer Referenz (BL-12, BL-3), die Sie sofort in der Liste finden.
Die Überarbeitungsphase
Ein Budget wird selten im ersten Durchgang genehmigt. Dafür gibt es die Spalte Revision: Tragen Sie dort die Arbeitsfassungen der gekürzten Zeilen ein (oder, wer weiß, der aufgestockten), und füllen Sie die leeren Zellen dann aus dem Budget auf, mit derselben Mechanik wie in Teil 2.
Mit wenigen Klicks bauen Sie eine vollständige Variante des Budgets, die nach der Genehmigung in die Spalte Budget kopiert werden kann (diesmal mit Überschreiben).
Festschreiben
Budget genehmigt? Unter Administration sperrt „Daten einfrieren / auftauen“ Spalten. Frieren Sie die Spalte Budget 2027 ein, OPEX und CAPEX. Eingefrorene Spalten sind überall schreibgeschützt: Eingabe, CSV-Importe, Kopien. Die im Gremium genehmigten Zahlen bewegen sich nicht mehr und werden zur Referenz für den nächsten Zyklus. Das Einfrieren der Standardspalte friert auch die Wechselkurse des Jahres ein: Die in die Berichtswährung umgerechneten Beträge bewegen sich ebenfalls nicht mehr.
In drei Teilen haben wir einen vollständigen Budgetzyklus durchlaufen: ein verlässlicher Endwert, das Budget 2027, die Kennzahlen und die Präsentation, die Überarbeitung, das Festschreiben.
Alles ist bereit für den nächsten Zyklus.