Atterrissage budgétaire de la DSI, ligne par ligne

Septembre. La direction financière demande une première version du budget 2027, et le fichier Excel de l’an dernier ressort du placard : deux cents lignes, huit onglets, trois versions qui ne disent plus la même chose. C’est reparti pour un tour ?

Cette série décrit la préparation d’un budget OPEX complet dans KANAP. Épisode 1 : fiabiliser l’atterrissage de l’année en cours. Épisode 2 : reporter les chiffres vers 2027. Épisode 3 : restituer, défendre, verrouiller. Le principe est le même du début à la fin : vous ne touchez qu’à ce qui change, KANAP s’occupe du reste, y compris de la présentation.

Vos lignes vivent encore dans Excel ? « Importer CSV » les charge en une fois, et la revue commence le jour même. KANAP vérifie le fichier avant de l’écrire, puis n’écrit que les cellules qui ont changé : l’aller-retour avec le tableur reste possible pendant toute la revue.

L’atterrissage prévu, la colonne qui compte

Chaque ligne budgétaire (BL-12, BL-47…) porte cinq colonnes budgétaires par année : Budget, Révision, Prévision, Réalisé et Atterrissage prévu, sur l’année écoulée, l’année en cours et les deux suivantes. Vos tours budgétaires ont leurs propres noms, A0, A1 ou « Reforecast de juin » ? Renommez les colonnes, masquez celles qui ne vous servent pas et choisissez la colonne par défaut, celle qui trie les listes et que les rapports présélectionnent. À ce stade, l’enjeu est de savoir où et comment on finira l’année en cours. C’est le moment de sortir votre meilleure estimation de ce qu’une ligne aura réellement coûté au 31 décembre !

C’est aussi le socle du budget de l’année suivante : un atterrissage soigné évite de reconduire en janvier des montants qui auraient changé dans l’année en cours.

Filtrer comme dans Excel

Personne ne relit deux cents lignes d’un bloc. La liste des lignes budgétaires se manipule comme une feuille de calcul : un filtre rapide en haut, des filtres à cases à cocher sur chaque colonne. Type, Société payeuse, Compte, Centre de coûts, Ventilation, Devise, Responsable IT, Responsable métier, dimensions analytiques : vous cochez, la liste se resserre, et la ligne de totaux recalcule sur la sélection.

La revue se découpe alors naturellement : les prestations de service un matin, les licences le lendemain, les lignes d’une filiale ensuite. Les filtres sont conservés dans l’URL ; vous ouvrez une ligne, vous revenez, la sélection n’a pas bougé.

Ou bien, si vous êtes pressés, triez simplement par montant et traitez les 20 plus grosses lignes, qui portent en général l’essentiel du budget !

Parcourir la sélection, ligne par ligne

Ouvrez la première ligne de la sélection, onglet Budget. Les flèches précédent et suivant affichent « 3 sur 21 » et suivent votre liste filtrée, dans son ordre de tri. Vous avancez ligne à ligne et ne corrigez l’atterrissage que là où la réalité a divergé : un contrat renégocié, un projet décalé, une consommation cloud plus haute que prévu.

Pour les lignes qui méritent mieux qu’un montant annuel, choisissez la carte de la colonne, puis sa construction : Montant (toute l’année, une période ou une date, linéaire ou 4-4-5), Quantité et prix ou Par mois.

Une colonne vide peut Partir de une autre, ajustée d’un pourcentage. Vous changez d’avis ? Revenir aux valeurs d’ouverture rétablit les colonnes modifiées.

Les lignes où rien n’a bougé restent vides. L’épisode 2 les remplira toutes d’un coup.

Les prestations au temps passé : quantité × prix

Pour une régie, un forfait mensuel ou des licences à l’unité, un montant annuel ne dit pas grand-chose. Dans l’onglet Budget, « Quantité et prix » décompose le montant en lignes : une quantité, une unité (personnes, jours ou pièces), un prix unitaire et une période.

Deux consultants à 650 € par jour, à temps plein de mars à décembre : KANAP calcule chaque mois avec les jours ouvrés du calendrier du pays de la société payeuse, jours fériés déduits. Si la mission s’arrête fin octobre ou si le TJM a été renégocié, vous changez la date ou le prix, et l’atterrissage se recalcule. Plus besoin de refaire la multiplication à la main.

Les calendriers se trouvent dans Données de référence > Calendriers de jours ouvrés. Le calendrier standard d’un pays se crée tout seul avec la société ; un calendrier personnalisé couvre une usine qui ferme trois semaines en août.

Au passage, chaque ligne en personnes ou en jours déclare ses ETP (équivalents temps plein). L’épisode 3 s’en sert pour répondre à « combien de personnes, à quel coût ? ».

Pendant qu’on y est : noter ce qu’on sait déjà de 2027

L’onglet d’année 2027 est juste à côté. Profitez de la revue pour y saisir les changements déjà actés : extension de périmètre, renégociation, résiliation… Pour les fins de contrat, aucun effort de mémoire : chaque ligne affiche son contrat, et chaque contrat porte sa date limite de résiliation. Les échéances 2027 se lisent dans la liste des contrats.

N’hésitez pas non plus à exploiter les notes : un petit mot (« +10 % au T3, renégociation en cours ») et vous vous remercierez dans 6 mois.

Ces montants saisis à la main ne risquent rien : la copie automatique de l’épisode 2 ne remplit que les cellules vides.

Astuce : les devises d’abord

KANAP gère les budgets multi-devises, mais il faut y penser avant ! Dans Gestion budgétaire → Administration → Devises, définissez la devise de reporting, les devises par défaut OPEX et CAPEX et la liste des devises autorisées. Les taux de change se synchronisent automatiquement par exercice, et se figent quand vous gelez la colonne budgétaire par défaut. Chaque ligne garde sa devise ; totaux et rapports convertissent en devise de reporting.

Et le CAPEX ?

Tout ce qui précède vaut pour les investissements : les lignes CAPEX sont dans la même liste, avec les mêmes colonnes, filtres et navigation. Cochez CAPEX dans le filtre Type, ou revoyez les deux ensemble. L’épisode 3 montrera les deux enveloppes côte à côte.

La suite

Au terme de cette revue, l’atterrissage 2026 est fiable sur les lignes qui ont bougé et les grands mouvements de 2027 sont déjà notés. À l’épisode 2, nous compléterons tout le reste en trois clics.